Networking Events:
in 10 Schritten zum Erfolgskongress

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Mit Mehrwert und Matchmaking zum Erfolgskongress

Kontakte knüpfen, sich austauschen und unterstützen, einander inspirieren und voneinander profitieren – all das ist Networking. Und überall dort, wo Menschen sich begegnen, findet es statt. Im Grunde netzwerken wir also permanent, privat wie auch beruflich, wann immer wir miteinander ins Gespräch kommen. Wozu braucht es dann noch Networking Events? Ganz einfach: um zusammenzubringen, was zusammengehört und businessorientiertes Matchmaking effektiv zu gestalten. Und genau das macht einen Kongress zum idealen Networking-Format. Denn wo Teilnehmende zusammentreffen, die sich thematisch bereits nahestehen, steigt die Möglichkeit des Matchmakings: Aus Gästen werden potenzielle Partner:innen und aus Ihrem Kongress wird mit den richtigen Handgriffen das ideale Networking Event. Eines, das in Erinnerung bleibt und Früchte trägt – in Form von frischen Impulsen, geteiltem Wissen oder ganz konkreten Kooperationen. Wir zeigen, wie Sie sich das Erfolgskonzept für Ihren Kongress zu eigen machen und in 10 Schritten ein Networking Event planen.

In 10 Schritten vom Kongress zum Networking Event

Damit ein Kongress zum Networking Event mit Erfolgspotenzial wird, muss er einige Kriterien erfüllen. Vor der Umsetzung heißt es also: brainstormen, definieren, planen, organisieren.

1. Ziel, Mehrwert und Format definieren

Zuallererst gilt es, den eigenen Kurs auszuloten: Was ist das konkrete Ziel der Veranstaltung? Welchen Mehrwert soll sie Ihnen als Eventplaner, aber auch den Teilnehmenden bieten? Wie könnte sie aussehen, um Ziel und Mehrwert bestmöglich zu transportieren? Nur wer sich im Voraus Gedanken darüber macht, was er sich von einem Event verspricht, kann die konkrete Ausgestaltung in die gewünschte Richtung lenken, kontrollieren, dass er auf Kurs bleibt, und am Ende auch nachvollziehen, ob das Ziel erreicht wurde. Eine gute Ziel-Planung trägt auch dazu bei, dem Event Struktur und Tiefe zu verleihen und ein stimmiges Ganzes zu kreieren. Und das beginnt bereits mit der Wahl des Eventformats. Ein Kongress eignet sich vor allem dann als Networking Event, wenn …

Sie ein branchenspezifisches Netzwerk etablieren möchten, in dem sich verschiedene Akteur:innen positionieren und potenzielle Partner:innen sich kennenlernen können.
Sie eine Plattform bieten möchten, auf der Teilnehmende neue Geschäftsbeziehungen auf- und bestehende ausbauen können.
Sie eine Rahmenveranstaltung kreieren möchten, um gemeinsam mit zahlreichen Beteiligten den aktuellen Stand, aufkommende Trends und eine denkbare Zukunft der Branche auszuloten.
Sie Wissenschaft, Wirtschaft und Investor:innen an einen Tisch bringen und Innovation und Fortschritt in den Fokus rücken möchten.

2. Zielgruppe und Marketingstrategie festlegen

Damit die Teilnehmenden Ihres Kongresses sich vernetzen können, müssen sie zunächst ins Gespräch kommen – und sich etwas zu erzählen haben. Eine gewisse Schnittmenge in Form von gemeinsamen Interessen oder einem ähnlichen persönlichen, fachlichen oder strukturellen Hintergrund bietet einen sicheren Rahmen und ermöglicht einen sanften Einstieg. Gleichzeitig steigern Unbekanntheit und Diversität die Chancen auf abwechslungsreiche Standpunkte, spannende Erkenntnisse und einen konstruktiven, kritischen Austausch. Insbesondere bei größeren Kongressen sind Marketingmaßnahmen ein unverzichtbarer Bestandteil der Vorbereitung. Denn damit die Veranstaltung Fahrt aufnehmen kann, braucht es Leben in der Bude. Welche Werbekanäle sich für Ihr Event am besten eignen, bestimmt die Zielgruppe. Von digitalen Business-Netzwerken und Foren über Fachzeitschriften bis hin zu Plakataushängen an geeigneten Stellen im öffentlichen Raum ist alles möglich.

3. Die passende Location finden

Die Location für Ihr Networking Event sollte vor allem drei Kriterien erfüllen:

Wohlfühlatmosphäre und Infrastruktur für ein positives Rundum-Erlebnis
Gute Verkehrsanbindung für stressfreie Anreise
Attraktive, zentrale Lage

Mehr noch als bei anderen Veranstaltungsformaten rückt bei Networking Events der Wohlfühlfaktor in den Fokus. Damit die Teilnehmenden sich öffnen, braucht es eine Atmosphäre, die zum Verweilen und Plaudern einlädt. Vermeiden Sie enge Gänge und schlecht belüftete Räume und setzen Sie stattdessen auf einen Ort, der natürliche Begegnung unumgänglich macht, aber dennoch Raum bietet, um sich zurückzuziehen. Eine gute Verbindung der einzelnen Säle und Hallen befeuert intensive und ungefilterte Gespräche, während eine an den Kongress anknüpfende Ausstellungsfläche den dazugehörigen Gesprächsstoff liefert und für Abwechslung und Interaktion sorgt. Eine gute Verkehrsanbindung durch hauseigene Parkplätze, Autobahnnähe und vor allem die Erreichbarkeit mit Bus und Bahn erleichtert die An- und Abreise und sorgt für einen stressfreien Start ins Event-Erlebnis. Eine zentrale Lage wiederum ist wichtig, um die geknüpften Kontakte am Abend direkt zu intensivieren – ob während eines leckeren Abendessens zum Ausklang oder ungezwungen und locker bei einem Bier in der Kneipe um die Ecke.

Flexibles Gelände, zentraler Standort, Bremer Charme

Wir bei CONGRESS BREMEN sind mittendrin: Im Herzen der Hansestadt Bremen und in unmittelbarer Nähe zu Bahnhof, Autobahn und Co. erwartet Sie ein Gelände, das für jedes Event die passenden Räumlichkeiten und Strukturen bereithält.

4. Teilnehmermanagement

Von vielen Eventplanenden noch immer massiv unterschätzt wird die Einbindung der Gäste vor, während und nach ihrer Teilnahme an der Veranstaltung. Dabei kann ein gutes Teilnehmermanagement darüber entscheiden, ob die Veranstaltung glückt oder nicht. Der erste Schritt: die Einladung potenzieller Teilnehmender inklusive Save-the-Date-Nachrichten. Im weiteren Verlauf erhalten die Gäste Unterstützung bei der Registrierung und der Reiseplanung, werden laufend mit den aktuellen Informationen versorgt und vor Ort gebührend in Empfang genommen und betreut. Aber auch nach der Veranstaltung hört das Teilnehmermanagement, sofern es denn gut ist, nicht auf: Denn hier braucht es ein ehrliches Feedback, das Ihnen als Veranstalter eine Idee davon gibt, wie Planung und Umsetzung aus Teilnehmersicht gelaufen sind. Das bildet schließlich die Grundlage für eine aussagekräftige Analyse und Einordnung des Eventerfolgs. Sie sehen: Da kommt ganz schön was zusammen. Professionelle Event- oder Kongressmanagement-Tools, aber auch die Zusammenarbeit mit Eventagenturen oder PCOs (Professional Congress Organizers) können dabei Entlastung bieten. Hier etwas mehr Zeit, Mühe und Mittel zu investieren, kann sich durchaus lohnen – denn wo sich Menschen gut betreut und umsorgt fühlen, da kommen sie auch gern (wieder) hin.

5. Inhalte mit Mehrwert planen

Volles Haus und gute Laune? Halbe Miete. Maßgeblich dafür, dass aus einem Kongress auch ein erfolgreiches Networking Event wird, ist aber auch der gebotene Mehrwert. Der prägt die Erinnerung und entscheidet über den bleibenden Eindruck einer Veranstaltung. Um einen Mehrwert zu schaffen, brauchen Sie Inhalte, die die Teilnehmenden abholen, bei der Stange halten und nachhaltig begeistern. Kurzum: Sie brauchen Informationen und Emotionen. Ob durch Keynote Speaker, Produktpräsentationen, Konferenzen, Pitches oder Podiumsdiskussionen – wo ein Wissenszuwachs ist, ist auch ein Mehrwert. Aber auch wenn etwas erlebbar wird, bleibt es in Erinnerung. Deshalb kann es sich lohnen, neben Wissen auch Erlebnisse zu vermitteln – zum Beispiel in Form eines Workshops mit Themenbezug oder aber ganz frei beim Kochen oder Cocktails-Mixen. Auch spannende Erzählungen und persönliche Geschichten können die emotionale Ebene erreichen – und so Mehrwert kreieren.

6. Netzwerken gezielt und spielerisch einbinden

Wer auf Nummer sicher gehen will, kann noch einen Schritt weiter gehen und auch das Netzwerken selbst strukturiert und organisiert ins Eventmanagement integrieren. Das ergibt vor allem dann Sinn, wenn das Event für Veranstaltende und Teilnehmende in dieser Form zum ersten Mal stattfindet. Hier zwei Ideen, wie Sie das Networking spielerisch in Ihre Veranstaltung einbinden können:

Speed-Networking: An einer langen Tafel finden sich 2er-Pärchen zu kurzen Gesprächen zusammen. Nach einer Minute – auch andere Intervalle sind natürlich denkbar – rutscht die linke Tischseite jeweils einen Platz auf. So wechseln die Gesprächspartner:innen permanent und man lernt in kürzester Zeit möglichst viele Leute kennen.
Geh-Spräche: Um frischen Wind ins Spiel zu bringen, lassen sich Gespräche mit Bewegung im Freien verknüpfen. Die Gesprächspartner:innen können im Voraus zusammengewürfelt werden, entweder per Zufall oder gezielt, oder sich in Eigenregie zusammentun. Auch Einstiegsfragen oder Themenvorgaben sindmöglich, aber kein Muss. Tipp: Eine großzügige Ausstellung eignet sich besonders gut, um beim Schlendern auch etwas geboten zu bekommen. Aber auch ein Park in der Nähe oder ein schöner Außenbereich machen das Geh-Spräch zu einem noch angenehmeren Erlebnis.

Derart ausgefallene Maßnahmen können zu echten Erlebnissen werden, erfordern aber auch ein experimentierfreudiges Team und eine gute Vorbereitung – und sollten in den Rahmen der Veranstaltung passen.

7. Dem Kongress Struktur geben

Damit Ihr Kongress eine runde Sache wird, muss vor allem die Balance stimmen. Anders als bei reinen Networking Events wie After Work Partys und Co steht bei Kongressen die fachliche Ebene im Fokus – Networking-Anspruch hin oder her. Behalten Sie das im Hinterkopf, wenn Sie das Mischverhältnis von Fachlichem und Zwischenmenschlichem bestimmen. Spielerische Elemente, Erlebnisse und andere Maßnahmen aus der Kategorie „Meet and Match“ haben vor allem einen Kennlern- und Auffrischungscharakter. Sie eignen sich daher zum Beispiel als Starter am Morgen, zwischendurch zum Durchmischen und Auflockern oder am Abend zum Ausklang. Trotzdem sollte auch Luft für spontane Gespräche bleiben. Konkret geplante Networking-Programmpunkte gehören deshalb fest in die Agenda integriert – genau wie Fachvorträge und Podiumsdiskussionen. Auf diese Weise bleiben die Pausen unangetastet und können von den Teilnehmenden in Eigenregie gestaltet werden. Sei es, um die aufgesogenen Inhalte sacken zu lassen, um in interessante Gespräche abzutauchen oder um die Stände der Ausstellenden abzuklappern. Zuletzt ist es wichtig, dass auch Ihre Gäste die Struktur des Kongresses nachvollziehen können. Eine gute Moderation führt als leitende Hand durchs Programm und schafft mit Kompetenz, Transparenz und dem einen oder anderen Augenzwinkern Vertrauen und Gemeinschaft.

8. Matchmaking vor, während und nach dem Event

Ausgelassene Stimmung, interessante Leute, tiefgründige Gespräche – alles schön und gut. Noch besser wird’s, wenn man auch lange etwas davon hat. Denn eine schöne Erinnerung ist zwar wichtig, genügt aber kaum, um den Erfolg eines Events zu messen. Dafür braucht es Daten. Kontaktdaten, um genau zu sein. Ob und mit wem die Teilnehmenden ihre Kontaktdaten austauschen, in Form von Visitenkarten, Telefonnummern oder Profilen in digitalen Business-Netzwerken, liegt natürlich bei ihnen selbst. Manchmal brauchen sie aber einen Schubser in die richtige Richtung. Unterstützen Sie Ihre Gäste also aktiv beim Kontaktdatenaustausch – zum Beispiel durch Visitenkartenwände oder gestreute Hinweise. So gehen sie sicher, dass gute Gespräche im Zweifelsfall nicht abrupt enden, sondern lediglich vertagt werden, und legen den ersten Stein für ein beständiges Netzwerk. Wer den Teilnehmenden schon im Voraus die Möglichkeit geben möchte, sich übereinander zu informieren oder sogar miteinander zu vernetzen, kann das Matchmaking von der realen Welt auf Online-Plattformen verlagern – und das Event beispielsweise in den sozialen Medien oder spezifischen Business-Netzwerken anteasern. Stichwort: Networking Event Marketing. Ein eigener Veranstaltungs-Hashtag beispielsweise gibt eingeladenen Gästen die Möglichkeit, schon vorab aufeinander aufmerksam zu werden. Auch in die Einladung lässt sich eine digitale Registrierung gut einbinden: So steht einem guten und nachhaltigen Matchmaking nichts mehr im Weg.

9. Neue Wege gehen: Hybrid Networking Events

Wer die Kombination aus live und digital noch weiter ausreizen will, dem stehen im Kontext von Networking Events verschiedene Türen offen. Vor allem in Unternehmen oder Branchen, die international aktiv sind, können Hybrid Networking Events eine gute Alternative darstellen, um potenzielle Partner:innen aus aller Welt miteinander zu vernetzen – oder um Speaker zuzuschalten, die bei einer reinen Präsenzveranstaltung nicht dabei gewesen wären. Was braucht es für ein Hybrid Networking Event? Zumindest mal WLAN, die nötige Hardware und im Idealfall separate Räumlichkeiten oder Bereiche, sogenannte Hybrid-Networking-Areas. Außerdem natürlich Teilnehmende auf beiden Seiten – online und offline. Aber die Technik allein macht noch lange kein Erfolgserlebnis. Ein Networking Event als Hybridveranstaltung umzusetzen, erfordert darüber hinaus auch eine Menge Kreativität, Weitsicht und Organisationstalent – und kann so durchaus zum Balanceakt werden. Die Lösung, um im Digitaldschungel den Durchblick zu behalten: erfahrene Partner:innen, PCOs und digitale Hilfsmittel wie Apps und Co, die Ihnen beim Kongress- sowie beim Networking-Eventmanagement unter die Arme greifen. Das Team von CONGRESS BREMEN hilft Ihnen hier gern weiter! Derart ausgefallene Maßnahmen können zu echten Erlebnissen werden, erfordern aber auch ein experimentierfreudiges Team und eine gute Vorbereitung – und sollten in den Rahmen der Veranstaltung passen.

10. Mit Leidenschaft dabei sein

Wir halten fest: Mit fachlichem Know-how allein wird aus einem Kongress noch kein gelungenes Networking Event. Es ist viel mehr die Mischung, die’s macht: aus Expertise und Erlebnis, aus Kompetenz und Kooperation, aus Wissen und Netzwerken. So ist auch wirklich für alle etwas dabei – für den einen Input, für den anderen eine schöne Erinnerung und für den nächsten vielleicht eine Business-Partnerschaft, aus der nach dem Kongressbesuch neue Projekte entstehen. All das lässt sich nur unter einen Hut bringen, wenn Sie, die Sie als Gastgeber:in dahinterstehen, das Event als Projekt sehen, mit Leidenschaft angehen und über sich hinauswachsen. Wer Netzwerker:in, Eventplaner:in, Teilnehmermanager:in, Moderator:in, Gesprächspartner:in, Teilnehmer:in und Mensch in einem ist, der braucht einen guten Plan, einen klaren Kopf und ein engagiertes Team im Background. Gastgeber:in zu sein heißt nämlich auch, Aufgaben abgegeben zu können, um selbst am Ball zu bleiben. Und wenn doch mal ein kleines Missgeschick passiert, muss das dem Erfolg der Veranstaltung keinen Abbruch tun: Gute Kommunikation hilft und Learnings ermöglichen Selbstoptimierung.

Sie möchten eine eigene Veranstaltung planen? Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.